Datenschutzerklärung für das Bewerbungsmanagement
Stand: Juli 2020
Der Schutz der persönlichen Informationen unserer Bewerberinnen und Bewerber sowie (zukünftigen) Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter liegt uns sehr am Herzen. Wir halten uns an alle Anforderungen der Datenschutzgesetze. Dieses Dokument informiert Sie darüber, wie personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem elektronischen Bewerbungsmanagement behandelt werden.
Personenbezogene Daten sind nach Art 4 Abs. 1 EU DS-GVO alle Informationen, die sich auf eine direkt oder indirekt identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Hierzu gehören beispielsweise Ihr Name und Ihre Kontaktdaten.
1. Name und Anschrift der Verantwortlichen
ProService GmbH
Hamburgring 1
41179 Mönchengladbach
E-Mail: [email protected]
2. Zweckbestimmung Betrieb der Webseite
2.1 Serverstatistiken
Bei jedem Aufruf unserer Internetseite erfasst unser System automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners. Innerhalb der Serverstatistiken werden automatisch solche Daten gespeichert, die der Browser des einzelnen Nutzers übermittelt. Jedoch sind diese Daten in der Regel keinen bestimmten Personen zuordenbar. Eine Zusammenführung der gespeicherten Daten mit anderen Datenquellen erfolgt nicht. Konkret handelt es sich bei den gespeicherten Daten um die folgenden:
- Aufgerufene URL
- Browsertyp/-version
- Verwendetes Betriebssystem
- URL eines sog. Referrer (überweisende Webseite)
- Hostname des zugreifenden Rechners (IP)
- Uhrzeit der Serveranfrage
- IP-Adresse
Die Daten werden in den Statistiken unseres Servers gespeichert, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Website und zur Absicherung unserer informationstechnischen Systeme. Eine Auswertung der Daten zu Marketingzwecken findet nicht statt.
Die Verarbeitung erfolgt daher nach Art. 6 Abs. 1 f) EU DS-GVO auf der Grundlage unserer berechtigten Interessen an der Datenverarbeitung.
2.2 Cookies
Unsere Webseite verwendet Cookies. Cookies sind kleine Textdateien, die auf dem digitalen Endgerät bzw. Datenträger des Kunden abgelegt werden, damit diese alle Funktionen unserer Webseite optimal nutzen können. Hierbei wird zwischen unterschiedlichen Arten, wie Notwendige-, Statistische- und Marketing-Cookies unterschieden. Auf dieser Seite sind ausschließlich Notwendige- und Statistische Cookies im Einsatz. Die genaue Bezeichnung, den Zweck, die Laufzeit und Beschreibung des jeweiligen Cookies können Sie der Cookie-Übersicht entnehmen. Die meisten der von uns verwendeten Cookies werden nach Ende der jeweiligen Browser-Sitzung wieder vom digitalen Endgerät bzw. Datenträger des Kunden gelöscht und nennen sich deshalb Sitzungscookies. Es verbleiben Cookies auf dem digitalen Endgerät bzw. Datenträger, die uns die Überprüfung der wesentlichen Funktionen zum Betrieb unserer Webseite ermöglichen. Auf verschiedenen Seiten unserer Webseite verwenden wir aus Sicherheitsgründen Cookies, durch die erst bestimmte Funktionen ermöglicht werden, oder die zur optimalen Leistung unseres Bewerbungsportals beitragen. Dies ist insbesondere auf der Login-Seite und im Nutzerbereich der Fall. Hier sorgen Cookies dafür, dass der jeweilige Interessent die gleichen Informationen nicht jedes Mal eingeben muss wenn er zwischen einzelnen Seiten unseres Angebotes wechselt.
Das Speichern von Cookies kann jederzeit deaktiviert werden. Die Hilfe-Funktion in der Menüleiste der meisten Webbrowser (z.B. Internet Explorer oder Firefox) zeigt auf, wie Nutzer und Besucher unseres Bewerbungsportals verhindern können, dass der Browser Cookies akzeptiert, wie der Nutzer und Besucher unserer Webseiten den Webbrowser darauf hinweisen lassen kann, wenn er ein neues Cookie erhält oder auch wie er sämtliche bereits erhaltenen Cookies löschen und zukünftige Cookies sperren kann. In letzterem Fall sind die zuvor genannten Funktionen (Login- und Verwaltungsmöglichkeiten) nicht mehr gegeben. Für die Nutzung dieser Funktionen muss die Cookie-Sperre wieder aufgehoben werden.
2.3 Auswertung der Zugriffe und des Benutzerverhaltens
Auf diesen Seiten wird das weit verbreitete Google Analytics für die Analyse und Auswertung der Besucherzugriffe eingesetzt, um die Webseiten optimal an das Benutzerinteresse anzupassen. Google Analytics ist ein Dienst der Firma Google Inc, (1600 Amphitheatre Parkway Mountain View, CA 94043, USA).
Google Analytics verwendet Cookies (s. o.), die auf Ihrem Gerät gespeichert und ausgelesen werden. damit wird die Analyse des Benutzerverhaltens ermöglicht. Die durch das Cookie gespeicherten Informationen über die Benutzung der Websiten werden in der Regel an einen Server der Google Inc. in den USA übertragen und dort gespeichert. Wenn die IP-Anonymisierung auf dieser Website aktiviert wurde, wird Ihre IP-Adresse jedoch vor der Übertragung noch innerhalb von Mitgliedstaaten der Europäischen Union beziehungsweise in anderen Vertragsstaaten des Abkommens über den Europäischen Wirtschaftsraum gekürzt. Ihre volle IP-Adresse wird nur in Ausnahmefällen an Server von Google in den USA übertragen und dort gekürzt. Die bei der Nutzung von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt.
Im Auftrag des Betreibers dieser Website wird Google diese Informationen benutzen, um die Nut-zung der Website auszuwerten, die Erstellung von Reports über die Benutzeraktivitäten zu ermögli-chen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundene Dienstleistungen für uns zu erbringen.
In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung im Sinne der EU DS-GVO. Die Rechtsgrundlage für den Einsatz von Google Analytics ist § 15 Abs.3 TMG bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Sitzungen und Kampagnen werden standardmäßig nach 30 Minuten ohne Aktivität und Kampagnen nach sechs Monaten beendet. Das Zeitlimit für Kampagnen kann maximal zwei Jahre betragen. Weitere Informationen zu den Nutzungsbedingungen und zu den Datenschutzhinweisen von Google finden Sie unter der Adresse
https://policies.google.com/privacy?hl=de
Wie oben in Punkt 2.2 bereits aufgezeigt, können Sie die Speicherung von Cookies durch eine Einstellung Ihrer Browser-Software unterbinden. Wir weisen aber darauf hin, dass Sie in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Website nutzen können. Sie können auch die Erfassung der durch das Cookie erzeugten und auf Ihre Nutzung der Website bezogenen Daten (inkl. Ihrer IP-Adresse) an Google sowie die Verarbeitung dieser Daten durch Google verhindern, indem Sie ein spezielles Add-on herunterladen und installieren. Dieses ist unter der folgenden Adresse zu finden: Browser-Add-on. Sogenannte Opt-Out-Cookies wirken dann wie eine Abbestellung der Cookie-Nutzung und verhindern dadurch zukünftig die Erfassung Ihrer Daten während des Besuchs unserer Website. Falls Sie das Opt-out bei mehreren genutzten Geräte erreichen wollen, müssen Sie das Opt-Out auf allen genutzten Geräten durchführen. Wenn Sie hier klicken, wird das Opt-Out-Cookie gesetzt:
3. Zweck des Bewerbungsmanagements
ProService GmbH ist Betreiber dieses Online-Portals für das Bewerbungsmanagement. Hier bieten wir Ihnen die Möglichkeit, sich online auf ausgeschriebene Positionen im Reuter-Netzwerk zu bewerben.
Sie können unsere Bewerbungswebseiten in der Regel ohne Angabe persönlicher Informationen nutzen. Wenn Sie sich für eine Position bewerben möchten, können Sie sich für den persönlichen Zugang zu unserem Online-Portal für das Bewerbungsmanagement registrieren.
Wenn Sie uns Ihre Bewerbung per E-Mail oder Post zusenden, werden Ihre Daten ebenfalls digital erfasst und im System verarbeitet.Alle persönlichen Daten aus Ihrer Bewerbung und den dazugehörigen Anhängen, die Sie oder wir in das System eingeben, werden ausschließlich im Rahmen des Bewerbungsmanagements erfasst und verarbeitet. Wenn Sie sich auf unserem Online-Portal für das Bewerbungsmanagement registrieren und/oder uns Ihre Bewerbung und Anhänge übermitteln oder zusenden, stimmen Sie der Erhebung und Verarbeitung Ihrer Daten durch die ProService GmbH zu, insbesondere dass sie an Unternehmen des Reuter-Netzwerks weitergegeben werden. Neben der ProService GmbH gehören derzeit folgende Unternehmen zu diesem Netzwerk: reuter europe GmbH, Reuter Holding GmbH & Co KG, Reuter Expo GmbH, Reuter GmbH, reuter onlineshop GmbH, emoto2 GmbH, Profishop GmbH, Callister GmbH, Lagro Logistik GmbH.
Soweit wir Ihre Zustimmung zur Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen des Bewerbungsmanagements einholen, dient Art. 6 Abs. 1a EU-DSGVO als Rechtsgrundlage.
4. Verwendung der Daten
Während des Bewerbungsverfahrens werden Ihre Bewerbungsdaten (z. B. Name, Kontaktdaten, Lebenslauf, Berufs-, Aus- und Weiterbildungsabschlüsse sowie Arbeitszeugnisse und sonstige Unterlagen) zur weiteren Bearbeitung in unserer Datenbank auf den Systemen der Haufe-Lexware Services GmbH & Co.KG gespeichert und im vorgenannten Umfang verarbeitet.
Die Daten werden ausschließlich im Rahmen des Bewerbungsmanagements, des Stellenbesetzungsprozesses und der zugehörigen Kontaktanfragen gespeichert und verarbeitet. Dabei sind Ihre Daten für die Beschäftigten der jeweiligen Personal- und Fachabteilungen zugänglich und werden im Einzelfall den relevanten Führungskräften im erforderlichen Rahmen und gem. den hier dargestellten Regelungen zur Verfügung gestellt.
Ist Ihre Bewerbung erfolgreich, werden Ihre persönlichen Daten im benötigten Umfang zu Ihrer Personalakte genommen.
Sollte Ihre Bewerbung aktuell nicht erfolgreich sein, werden wir versuchen, Ihnen weitere Optionen anbieten zu können. Dazu werden wir Ihre Daten in unseren Bewerberpool aufnehmen, der auch den vorgenannten Unternehmen des Reuter Netzwerks zur Einsicht zur Verfügung steht. Dort werden Ihre Daten und Unterlagen für zwölf Monate gespeichert und bei der Ausschreibung von neuen Stellen geprüft. Wenn Sie diese Möglichkeit nicht wahrnehmen wollen, bitten wir um eine entsprechende Information.
Die Daten können zudem für statistische Auswertungen (z. B. Reporting) bearbeitet werden. Dabei werden jedoch ausschließlich Daten genutzt, die keine Rückschlüsse auf einzelne Personen ermöglichen. Wir weisen darauf hin, dass möglicherweise Administratoren der Unternehmen des Reuter Netzwerks, welche die Bewerberseiten in unserem Auftrag pflegen, im Rahmen der Betreuung Kenntnis von personenbezogenen Daten erhalten können.
5. Weitergabe personenbezogener Daten
Für die Bearbeitung und Abwicklung Ihrer Bewerbung erfolgt eine Weitergabe an das jeweilige Unternehmen des Reuter Netzwerks, bei dem die ausgeschriebene Stelle zu besetzen ist, sowie gegebenenfalls an weitere Unternehmen des Reuter Netzwerks, bei denen ähnliche Stellen zu besetzen sind (siehe Auflistung im Kasten oben).
Ihre Daten werden nicht an Unternehmen außerhalb des Reuter Netzwerks oder sonstige Dritte weitergegeben oder für andere Zwecke verwendet.
6. Dauer der Speicherung und Löschung
Als angemeldeter Benutzer können Sie jederzeit selbständig Ihre Bewerbung zurückziehen, die Daten in Ihrem Profil aktualisieren oder löschen. Wenn Sie die Löschung Ihrer Daten nicht selbst vornehmen, bleiben sie nach Abschluss des Bewerbungsprozesses maximal sechs Monate lang gespeichert. Eine ausdrückliche Mitteilung über die Löschung der Daten erfolgt nicht.
7. Zugangsdaten
Ihr Zugang wird durch Ihre E-Mail-Adresse als persönlicher Login-Name sowie ein von Ihnen gewähltes Passwort geschützt. Das Passwort muss mindestens aus acht Zeichen bestehen und sollte eine Kombination von Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthalten.
8. Nutzungsbedingungen
Mit der Anmeldung verpflichten Sie sich, das Online-Bewerbungsportal ausschließlich im gesetzlichen Rahmen zu nutzen, keine strafrechtlich relevanten Inhalte zu verbreiten und nicht gegen Rechte Dritter (z. B. Marken-, Urheber-, Persönlichkeits- oder sonstigen Rechte) zu verstoßen.
Sie sind selbst verantwortlich für sämtliche Inhalte, die sie im Online Bewerbungsportal eingeben und zur Verfügung stellen.
Sie verpflichten sich ferner, Ihr Passwort geheim zu halten und die Zugangsdaten gegen die unbefugte Nutzung durch Dritte zu schützen.
Wir behalten uns vor, rechtswidrige Inhalte und Daten, die dem Sinn und Zweck des Online-Bewerbungsportals nicht entsprechen, ohne Ankündigung zu löschen und erforderlichenfalls Nut-zungsverbote auszusprechen.
Durch die Bestätigung der Schaltfläche „Ich willige in die Datenverarbeitung ein“ willigen Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten in der vorstehend beschriebenen Art ein. Ihre Einwilligung wird protokol-liert.
9. Betroffenenrechte
Nach Art. 13 Abs. 2 b) EU DS-GVO haben Betroffene das Recht auf Auskunft zu ihren personenbezogenen Daten, sowie auf Berichtigung oder Löschung oder auf Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit. Zudem haben Sie das Recht, eine einmal erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Stichwort „Datenschutz“ postalisch oder per Email an die unter Ziffer 1 genannte Verantwortliche) oder sich bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (im Folgenden aufgeführt) über die Datenverarbeitung zu beschweren.
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
E-Mail : [email protected]
Phone. : 0211/38424-0
Fax : 0211/38424-10
10. Datenschutzbeauftragter
Bei Fragen zur Erhebung und Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder bei Auskünften steht Ihnen auch gerne unser externer Datenschutzbeauftragter zur Verfügung:
Jörg ter Beek
Cortina-Consult GmbH
Hafenweg 24
48155 Münster
E-Mail: [email protected]
Tel.: +49 (0) 251 297 947 -4
Internet: www.cortina-consult.com